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Você se prepara pra falar em público?

“– Ah… eu já sei bem o assunto.”

“– Juntei uns slides e está tudo certo.”

“– … eu conheço os alunos, é só falar o que eu sei!”

“– Fica tranquila, eu faço isso há 20 anos.”

“– Pode deixar que dou um jeito de enrolar…”

Estas são algumas das dezenas de afirmações que ouvimos com frequência por profissionais “acostumados” a falar em público. Por excesso de confiança, alguns professores, palestrantes e consultores cometem o erro de negligenciar o conhecimento do seu público e alinhar as expectativas e necessidades destes.

Preparar-se antecipadamente é um exercício constante para quem lida com comunicação no mercado corporativo. Por mais que você saiba um determinado assunto, possui domínio e experiência, jamais deixe de se preparar para uma aula, uma palestra ou uma reunião. Tenha em mãos, os principais pontos que você irá abordar. Escreva um resumo com o objetivo de “ensaiar” o seu discurso. Anote tópicos, faça rascunhos. Deixe “colas” por perto.

Horário
Chegue antes do horário. Visite o local antes do dia da palestra, ou no período da tarde, caso sua apresentação aconteça no período noturno, por exemplo. Ande pela sala ou auditório antes da palestra. Faça um reconhecimento detalhado do local. Sinta-se em casa. Sinta o ambiente. Sente-se em alguns lugares diferentes na sala e veja como o seu expectador irá vê-lo. Encontre os pontos cegos na sala, onde as pessoas terão dificuldade de vê-lo.

Teste tudo!
Prepare-se para falar com um microfone, teste a sua voz antecipadamente. Prepare-se para falar sem microfone, e teste o poder da sua voz na sala ou no auditório. Teste o som, caso utilize músicas e sons na sua apresentação. Teste a iluminação antecipadamente. Procure saber onde apagam-se as luzes. Teste a sua apresentação e intensidade da iluminação do projetor multimídia – verifique se houve alterações nas cores – ajuste se necessário. Verifique se as canetas para o quadro branco e o flip chart estão funcionando adequadamente. Deixe todo o seu material a mão. Teste os vídeos que irá utilizar. Prepare a climatização do ambiente. Um ambiente muito quente poderá gerar incômodos e perda de atenção. Um ambiente muito frio pode também gerar desconforto.

Linguagem
Prepare a sua linguagem de comunicação para o seu público. Conforme conversamos no capítulo anterior, conheça seus clientes antecipadamente e prepare uma linguagem ao nível destes. Não fale tão coloquialmente e nem tão culto. Seja natural. Fale a língua de quem os ouve. Cuidado com termos técnicos e palavras em outras línguas. Prepare o seu visual de modo a não se destacar dos demais, vista-se como seu público. Um terno onde todos estão usando jeans não é adequado – vamos tratar deste assunto em um capítulo mais a frente.

Usar termos técnicos no seu vocabulário nem sempre é bem vindo. Com o objetivo de impressionar o seu expectador, você se prepara para desenvolver uma palestra ou uma abordagem repleta de palavras desconhecidas pelo público, ou ainda, pode acontecer exatamente o inverso – você é pego de surpresa e os seus expectadores conhecem mais do assunto que você, e as palavras difíceis que usou serão motivo de chacota pelo seu público.

Estude a nova ortografia do português brasileiro. Quem está a frente de um público deve possuir um português próximo do 100% correto. Sabemos que a nossa língua não é das mais fáceis, porém não é permitido erros de pronúncia e muito menos de escrita. Estude! Leia e se prepare.

O melhor e o pior!
Prepara-se para o melhor. Para o melhor desempenho possível. Dê o máximo de si. Busque a superação em cada trabalho. Encare cada reunião, apresentação ou palestra como sendo a melhor que já realizou, porém pior que a próxima que fará.

Prepare-se também para o pior. Tenha contingências. Conheço amigos palestrantes de grandes eventos e convenções que trabalham presos às suas apresentações de computador. Uma pane no computador do auditório, ou um notebook que pare de funcionar, ou ainda uma lâmpada queimada no projetor multimídia, fez com que estes meus amigos terminassem a sua palestra por ali. Ou seja, eram dependentes dos seus equipamentos.

Prepare-se para continuar a sua palestra com a mesma qualidade técnica caso você tenha algum problema nos equipamentos de apresentação. Crie sempre um plano de contingência. Tenha sempre um “plano b”, uma “carta na manga”, caso contrário você será pego de surpresa e poderá não estar preparado para tal fato. Leve sua apresentação em um Pen Drive, leve seu Notebook por segurança. Imprima os slides.

Perguntas
Prepare-se para perguntas. Tente imaginar todas as perguntas possíveis e dúvidas que seu expectador terá com a sua palestra. Converse com algumas pessoas sobre o tema antes da palestra. Verifique quais são as suas dúvidas e as perguntas que estes o fazem. Teste com seus colegas do trabalho. Teste com pessoas de confiança. Prepare-se para responder a toda e qualquer tipo de pergunta que possa aparecer durante uma aula ou apresentação. Estude! Fale somente de um assunto em que você possui profundo conhecimento. Não se submeta a apresentar ou discorrer sobre algo que você não possui segurança, conhecimento e maturidade intelectual suficiente – não se exponha ao ridículo.

Tempo
Prepare o tempo da sua apresentação. Controle o ritmo da sua voz e a condução dos assuntos que irá abordar. Teste com antecedência o tempo que irá precisar para a apresentação. Você jamais deve exceder o tempo combinado e muito menos terminar antes do tempo – pode dar a noção de um trabalho inacabado e sem fundamentos.

Local
No caso de reuniões com sua equipe, com pares da gerência da empresa, com um fornecedor para uma negociação ou com a sua diretoria, você deve preparar antecipadamente o local da sua reunião. Cheque antecipadamente a sua apresentação, bem como os materiais impressos que serão entregues. Verifique a necessidade de entregá-los todos ao mesmo tempo no início da reunião, posicionando no local de cada participante da reunião, ou entregar os materiais e documentos no momento necessário – chamando para uma atenção especial. Prepare estrategicamente os lugares onde ficarão os expectadores e participantes da reunião, bem como a sua localização. Caso faça uma apresentação em uma sala pequena, onde todos estarão sentados ao redor de uma mesa retangular, você deve estar sempre de pé, chamando atenção para você. Caso não faça uma apresentação, mas você irá conduzir a reunião, então posicione-se sentado na ponta da mesa, onde todos possam vê-lo e ali você terá o comando da reunião.

Enfim…
Por fim, prepare-se para mudanças. Pode ser necessária uma mudança bem no meio do caminho, ou seja, durante a sua apresentação ou reunião, você percebe que cometeu algum equívoco, um erro técnico ou ainda uma necessidade de mudar a sua linha de argumentação ou as estratégias.

Tenha sempre em mãos um check list o qual você faz antes de sair de casa ou do escritório. Cheque antecipadamente todos os pontos e se possível mais de uma vez. O excesso não irá lhe atrapalhar. A falta de alguma coisa ou uma pequena negligência poderá ser o fim do seu sucesso.

Te vejo no próximo texto! Um grande abraço, um sorriso e um passo a frente.

Marco Meda

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